HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY Ba Son

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY Ba Son

Download toàn bộ tại:  http://duriangroup.googlepages.com/Bason.rar

I.        Phần tổng quan

 

d.jpg

a.       Mô tả nội dung đề tài:

i-              Giới thiệu sơ lược về công ty BaSon

Cơ quan chủ quản và địa điểm:

§         Công ty Ba Son trực thuộc Bộ Công Nghiệp, Tổng Công Ty Máy và Thiết bị Công Nghiệp.

§         Qui mô công ty:

               Trụ sở: tòa nhà 17 Tôn Đức Thắng – Q1 – TP.HCM.

               Nhà xưởng: số 2 Nhà Thờ – Phường Thủ Thiêm – Q2 – TP.HCM.

Tất cả các hoạt động hành chính đều được thực hiện tại trụ sở của công ty.

Lĩnh vực hoạt động:

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật giỏi, công nhân tay nghề cao và đầy đủ trang thiết bị chuyên dùng, Công ty hiện chuyên chế tạo:

§         Các thiết bị phục vụ ngành đường mía – bia – rượu và các ngành Chế biến thực phẩm khác bằng Inox.

§         Chế tạo và lắp ráp kho và nhà xưởng.

§         Thiết bị ngành xi-măng, cơ khí chế tạo: máy trộn xi măng, máy nghiền bi, các loại máy tiện, phay, bào…Chế tạo và lắp ráp kho và nhà xưởng.

§         Các bình áp lực, nồi hơi, bể chứa dầu, khí hóa lỏng và các loại thùng phi 100L và 200L.

§         Sửa chữa, đóng mới các phương tiện phục vụ giao thông, thủy lợi và khai thác cát: tàu, phà, xà lan, xáng cạp…

Hoạt động của công ty bắt đầu từ ban Tiếp thị thuộc phòng Kế hoạch Điều độ Tiếp thị. Các nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu này được nhân viên tiếp thị ghi nhận dưới dạng 1 bảng yêu cầu (tên công ty đặt hàng, địa chỉ, điện thoại, fax, tên người đại diện, thông tin liên lạc với người đại diện, tên nhân viên tiếp thị, nội dung đặt hàng (làm nhà xưởng, đóng tàu, thùng lên men…), qui cách sản phẩm (chất liệu, kích thước, mẫu mã), các yêu cầu phụ (mức giá trần, khoảng thời gian hoàn thành…) ). Nhân viên tiếp thị sẽ nhập bảng yêu cầu này vào hệ thống.

Bước 2:

Vi mỗi bảng yêu cầu, các nhân viên trong ban kế hoạch sẽ lên danh sách các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc cần tính toán nguyên vật liệu (loại nguyên vật liệu, số lượng), số giờ lao động cho từng loại nhân công (thợ đúc, thợ cơ khí, thợ đóng tàu, thợ gò hàn, th cơ điện) của công ty, phí vận chuyển nếu có. Sau  khi nhân viên kế hoạch nhập vào hệ thống các số liệu trên, hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin trong Cơ sở dữ liệu xem nguồn nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp(các đối tác lớn cung cấp cho công ty  nguồn đầu vào chuyên dụng) hiện có đủ để đáp ứng không. Nếu chưa đủ, công ty sẽ báo với các nhà cung cấp để được phục vụ. Vì đây là các đối tác lớn nên chắc chắn công ty sẽ được đáp ứng yêu cầu về nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, hệ thống sẽ lấy giá nguyên vật liệu trên thị trường và lấy giá lao động ứng với loại nhân công (được lưu trong  cơ sở dữ liệu) để tính tổng giá thành thực hiện các công việc. Nhân viên công ty sẽ nhập thêm mức lợi nhuận mà công ty mong muốn nhận được từ hợp đồng này, các chi phí thuế.

Bước 3:

Nếu khách hàng chưa đưa ra mức giá, công ty sẽ dựa trên tổng giá trị này để lập bảng báo giá (gồm các thông tin về tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, nhân viên tiếp thị, nội dung đơn đặt hàng, các công việc cần thực hiện, các số lượng, chủng loại, giá thành nguyên vật liệu, giá thành nhân công) cho khách hàng. Ngược lại, nếu khách hàng đưa ra mức giá, hệ thống sẽ so sánh và thông báo tính khả thi của hợp đồng. Hệ thống hỗ trợ kết xuất bảng báo giá để công ty giao cho khách hàng hoặc có thể dùng nó làm cơ sở đàm phán lại với khách hàng, trong trường hợp tổng giá trị hợp đồng cao hơn giá mà khách hàng đưa ra.

Việc kí kết hợp đồng kinh tế (có ý nghĩa về mặt pháp lý) được tiến hành khi khách hàng đã đồng ý với bảng báo giá của công ty. Ngược lại, đơn đặt hàng sẽ được lưu  thêm nguyên nhân không tiến đến việc kí kết hợp đồng để công ty có cơ sở thống kê, đề ra chiến lược khắc phục.

Bước 4:

Với mỗi hợp đồng kinh tế, ban Điều độ sẽ phân chia kế hoạch thực hiện các công việc. Trước hết là thứ tự các công việc: các công việc nào được thực hiện đồng thời, các công việc nào phải làm tuần tự. Với mỗi công việc, phải xác định phân xưởng nào đảm nhận, làm trong thời gian bao lâu, số lượng nguyên vật liệu các loại. Sau khi nhập các thông tin trên, hệ thống sẽ đưa ra 1 sơ đồ mạng công việc (mô tả thứ tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện) để công ty tham khảo.

Mỗi phân xưởng khi hoàn thành công việc của mình sẽ báo lại với ban Điều độ. Nếu công việc tiến hành đúng hạn, mọi việc không thay đổi. Nếu công việc hoàn thành sớm/ trễ hơn hạn định, hệ thống sẽ hỗ trợ lập lại mạng công việc để công ty theo dõi tiến độ làm việc có kịp theo hợp đồng không, có thể làm tăng ca nếu cần.

Bước 5:

Nghiệm thu định kỳ: phòng Kế hoạch liên hệ với khách hàng trước ít nhất 1 ngày, phía khách hàng sẽ cử người xuống kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc so với hợp đồng. Kết quả được ghi lại thành bảng nghiệm thu hợp đồng định kỳ. Nếu khách hàng có yêu cầu phát sinh, đại diện công ty sẽ xem xét tính khả thi của yêu cầu. Nếu được, phòng kế hoạch sẽ tính toán các công việc phát sinh cũng như nguồn nguyên vật liệu và số giờ lao động theo từng loại nhân công (đã nêu). Lúc này hệ thống cho phép cập nhật thêm những mục phát sinh vào hợp đồng kinh tế. Tiếp theo, ban Điều độ sẽ thay đổi lịch làm việc của một số phân xưởng có liên quan với công việc nhờ vào sự hỗ trợ của mạng công việc.

Thanh toán định kỳ: phòng Kế hoạch liên hệ với khách hàng trước 1 tuần. Khách hàng sẽ được xem bảng quyết toán định kỳ và kiểm tra tiến độ, chất lượng thực hiện hợp đồng. Sau khi thanh toán, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn thanh toán hợp đồng định kỳ.

Nghiệm thu hoàn thành hợp đồng: hai bên tham gia sẽ thống nhất thời gian nghiệm thu cụ thể. Đại diện khách hàng và công ty tiến hành xem xét hồ sơ, tài liệu: tiêu chuẩn kỹ thuật, tài liệu dự toán, tài liệu thiết kế…kiểm tra sản phẩm(thời gian, khối lượng công việc đã hoàn thành, nhận xét về chất lượng) và đưa ra kết luận. Sau khi hoàn thành việc nghiệm thu, công ty sẽ chuẩn bị hồ sơ quyết toán biên bản thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ quyết toán với nội dung bao gồm các căn cứ thực hiện: hợp đồng nào, biên bản nghiệm thu nào, nội dung công việc thực hiện và vật tư, nhân công tương ứng, tổng hợp vật tư và giá trị quyết toán.

Biên bản thanh lý hợp đồng với nội dung bao gồm các căn cứ thực hiện (hợp đồng nào, biên bản nghiệm thu nào, hồ sơ quyết toán nào), thông tin 2 bên công ty – khách hàng (họ tên người đại diện, chức vụ ( nếu không phải chức vụ cao nhất thì phải có giấy ủy quyền), địa chỉ 2 bên, điện thoại, Fax, mã số thuế, số tài khoản, nội dung thực hiện công việc (tóm tắt nội dung hợp đồng và tổng giá trị hợp đồng), nội dung thanh toán, kết luận).

Đến đây việc quản lý hợp đồng đặt hàng chấm dứt.

i-              Yêu cầu

Lưu trữ:

§         Bảng yêu cầu của khách hàng.

§         Thông tin chi tiết để lập bảng báo giá.

§         Danh sách các nhà cung cấp và các khách hàng quen thuộc.

§         Bảng nguyên vật liệu với các thông tin về nhà cung cấp, số lượng, chủng loại, đơn giá, các nguyên liệu có thể thay thế.

§         Thông tin khách hàng theo hợp đồng.

       Nghiệp vụ:

  • Hỗ trợ tính giá thành vật tư, nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng.
  • Tự động cập nhật thêm các khách hàng quen thuộc cùng lãi suất ưu đãi.
  • Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ.
  • Thống kê các hợp đồng bị mất theo nguyên nhân, theo khách hàng, theo loại mặt hàng trong 6 tháng và trong 1 năm.
  • Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng.

Kết xuất:

  • Bảng báo giá.
  • Danh sách hợp đồng và tổng giá trị theo năm, quý.
  • Danh sách các hợp đồng bị mất.

Danh sách các khách hàng quen thuộc.

Lưu trữ:

§         Bảng yêu cầu của khách hàng.

§         Thông tin chi tiết để lập bảng báo giá.

§         Danh sách các nhà cung cấp và các khách hàng quen thuộc.

§         Bảng nguyên vật liệu với các thông tin về nhà cung cấp, số lượng, chủng loại, đơn giá, các nguyên liệu có thể thay thế.

§         Thông tin khách hàng theo hợp đồng.

       Nghiệp vụ:

  • Hỗ trợ tính giá thành vật tư, nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng.
  • Tự động cập nhật thêm các khách hàng quen thuộc cùng lãi suất ưu đãi.
  • Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ.
  • Thống kê các hợp đồng bị mất theo nguyên nhân, theo khách hàng, theo loại mặt hàng trong 6 tháng và trong 1 năm.
  • Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng.

Kết xuất:

  • Bảng báo giá.
  • Danh sách hợp đồng và tổng giá trị theo năm, quý.
  • Danh sách các hợp đồng bị mất.

Danh sách các khách hàng quen thuộc.

b.      Xác định phạm vi và ràng buộc cho hệ thống.

Chương trình chỉ thực hiện

Nghiệp vụ:

  • Tự động cập nhật thêm các khách hàng quen thuộc cùng lãi suất ưu đãi.
  • Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ.
  • Thống kê các hợp đồng bị mất theo nguyên nhân, theo khách hàng, theo loại mặt hàng trong 6 tháng và trong 1 năm.
  • Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng.

Lưu trữ:

§         Bảng yêu cầu của khách hàng.

§         Thông tin chi tiết để lập bảng báo giá.

§         Danh sách các nhà cung cấp và các khách hàng quen thuộc.

§         Bảng nguyên vật liệu với các thông tin về nhà cung cấp, số lượng, chủng loại, đơn giá, các nguyên liệu có thể thay thế.

§         Thông tin khách hàng theo hợp đồng.

Kết xuất:

  • Bảng báo giá.
  • Danh sách hợp đồng và tổng giá trị theo năm, quý.
  • Danh sách các hợp đồng bị mất.

Danh sách các khách hàng quen thuộc

c.       Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên

i- Nguyễn Hoàng Thành            MSSV: 04HC422

            Vai trò:

    • Thiết kế mô hình ER
    • Thiết kế mô hình DFD
    • Thiết kế mô hình quản lý tựa Merise
    • Thiết kế dữ liệu

ii- Trần Minh Trung                   MSSV: 04HC451

            Vai trò:

    • Viết báo cáo
    • Thiết kế giao diện
    • Thiết kế hệ thống

d.      Kế hoạch thực hiện

    • Từ ngày  01/07 đến 21/07: Thiết kế mô hình ER, DFD
    • Từ ngày 21/07 đến 31/07:  Thiết kế mô hình tựa Merise
    • Từ ngày 01/08 đến 14/08:  Thiết kế dữ liệu
    • Từ ngày 15/07 đến 22/08:  Thiết kế giao diện
    • Từ ngày 23/08 đến 30/08:  Thiết kế hệ thống

II.        Phân tích

a.       Phân tích hiện trạng

                                                               i.      Sơ đồ tổ chức

                                                             ii.      Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò.

                                                            iii.      Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng

b.      Phân tích dữ liệu

                                                               i.      Mô hình quan nhiệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình)

 ……

~ bởi duriangroup on Tháng Sáu 16, 2007.

 
%d bloggers like this: