PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TIN QUẢN LÍ TÀI SẢN CỦA VN

Download toàn bộ tại:  http://duriangroup.googlepages.com/quanlytaisan.rar

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG TIN QUẢN LÍ TÀI SẢN CỦA VNGT

Phần 1 – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ

 

1. Giới thiệu chung

          Được thành lập tháng 10 năm 2003. Trung tâm viễn thông thế hệ mới Việt nam (VNGT) là một trong những doanh nghiệp trẻ nhưng đã sớm khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Internet.

      Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ Internet, chỉ sau 3 năm thành lập đến nay VNGT đã chiếm lĩnh được một thị phần đáng kể trong thị trường viễn thông nước nhà. Với ban quản trị vững mạnh, nhóm chuyên gia kỹ thuật đầy kinh nghiệm, tận tâm và nhiệt huyết – cùng đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, trẻ trung và gần gũi, VNGT đã tạo nên một trường làm việc sáng tạo, năng động. Điều đó được thể hiện ở sự hài lòng và tín nhiệm bởi khách hàng trên toàn quốc. Là một ISP “sinh sau” nhưng rất chuyên nghiệp và vô cùng thân thiện, VNGT luôn đặt phương châm “Chất lượng và Uy tín” lên hàng đầu bằng cách đi sâu vào phát triển dịch vụ, chăm sóc khách hàng, từng bước tạo nên niềm tin và sự hài lòng của người sử dụng. Đến với VNGT, khách hàng sẽ được thoả mãn nhanh nhất về thông tin sản phẩm dịch vụ, giải pháp kỹ thuật cùng giá cả ưu đãi. Đăc biệt là sự tận tâm và chu đáo trong công tác chăm sóc khách hàng.

          Dịch vụ chính của công ty VNGT là cung cấp các loại thẻ Internet (Net hạt dẻ, Net của bạn, Net family). Thực hiện việc tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ thuật cho các công ty, tổ chức, cá nhân muốn xây dựng hệ thống mạng. Cung cấp loại hình dịch vị mới là điện thoại thông minh (Smart Phone) cho phép gọi điện thoại đường dài, điện thoại đi quốc tế với giá thành rẻ, chất lượng đảm bảo, tin cậy.

          Các hoạt động của công ty ngày càng phát triển, vật tư thiết bị của công ty ngày càng nhiều, chủng loại ngày càng phong phú, đa dạng. Điều đó dẫn đến nhu cầu phải có những cách thức mới, hiệu quả, hiệu suất cao trong việc quản lí tài sản của công ty VNGT. Do vậy iệc tin học hóa hệ thống quản lí tài sản của công ty VNGT là cần thiết và đáp ứng được yêu cầu hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển của công ty.

 

2. Các câu hỏi phỏng vấn nhằm nắm bắt sơ bộ cấu trúc hệ thống Quản lí tài sản của công ty VNGT

Câu hỏi 1: Các hoạt động chính của công ty VNGT là gì ?

Trả lởi:

– Công ty VNGT hoạt dộng trong lĩnh vụ viễn thông. Công ty cung cấp các loại thẻ Internet như là thẻ Net hạt dẻ, Net family, Net của bạn cho phép truy cập Internet với giá thành rẻ. Ngoài ra công ty còn cung cáp các loại dich vụ về viễn thông như tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ thuật cho các công ty, tổ chức, câ nhân có nhu cầu, Ngoài ra cung ty vừa phát triển loại hình dịch vụ Voip với sản phẩm là điện thoại thông minh( Smart Phone) cho phép gọi điện thoại đường dài qua mạng Internet với giá thành rẻ.

Câu hỏi 2: Công ty VNGT có những phòng ban nào phòng nào ?

Trả lời:

          Công ty VNGT có các phòng ban chính là: Phòng Giám Đốc, Phòng Ké toán, Phòng Kính Doanh, Phòng Tổng Hợp, Phòng Kĩ thuật.

Câu hỏi 3: Chức năng của các phòng ban là gi ?

Trả lời:

        Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý và điều hành chung, quyết định những dự án lớn của trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển của trung tâm; chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của trung tâm đối với nhà nước, là chủ tài khoản của trung tâm.                           

        Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn bộ khâu kỹ thuật của trung tâm như là vận hành các dịch vụ của trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng của trung tâm, nghiên cứu và thử nghiệm sản phẩm mới…

        Phòng Kinh doanh : Chịu thách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh của trung tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu hút dự án cho trung tâm…

        Phòng tài chính – kế toán : Phụ trách việc thu chi của trung tâm; quản lý vật tư tài sản, các giao dịch của trung tâm…

        Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm về nhân sự, hoạt động đoàn thể, phong trảo, đào tạo…

Câu hỏi 4: Hoạt động thường ngày của công ty là gi ?

Trả lòi:

      Phòng Kinh doanh là nơi có nhiệm thu hút hợp đồng, đơn đặt hàng cho công ty. Phòng Kinh doanh sẽ liên kết với phòng Kĩ thuật, thực hiện những buổi giới thiệu các dịch vụ mà công ty cung cấp, chào hàng, cung cấp những thông tin mà khách hàng yêu cầu như cơ sở hạ tầng cần có, đơn giá, khả năng triển khai, thời gian triển khai. Khi có khách hàng muốn kí kết hợp đồng với công ty, họ sẽ làm việc với phòng Kinh doanh. Họ sẽ yêu cầu được cung cấp  nhiều thông tin mà họ mong muốn. Phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với phòng Kĩ thuật, cử người đi xem xét, đánh giá cở sở hạ tầng sẵn có của đối tác, đưa ra những khuyến nghị, thiết kế hệ thống giúp cho đối tác. Sau đó phòng Kĩ thuật sẽ về bàn bạc với phòng Kinh doanh đưa ra những thiết bị cần phải có, bóc tách và định giá cho hệ thống cần xây dựng. Phòng kinh doanh sẽ đưa kết quả phân tích cho đối tác xem xét. Nếu khách hàng đồng ý, phòng Kinh doanh trình giám đốc, hai bên sẽ kí kết hợp. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, phòng Kĩ thuật có trách nhiệm theo dõi, xây dựng, và bảo trì để hệ thống hoạt đồng đúng yêu cầu để ra.

            Việc thi công, xây dựng hệ thống là do bên công ty VNGT chịu trách nhiệm. Phòng Tài chính – Kế toán cấp tiền hoặc tạm ứng để đi mua vật tư thiết bị. Việc cấp tiền phải được sự đồng ý của Giám đốc và Kế toán trường. Khi đã mua thiết bị vật tư về, bộ phận quản lí tài sản có nhiệm vụ quan lí, giám sát, thực hiện việc nhập xuất khi theo đúng trình tự pháp lí. Việc xuất nhấp kho phải do có yêu cầu của các phòng ban, của Giám đốc, của các hợp đồng đã kí kết và phải co sự đồng ý của Giảm đốc và những người có liên quan.

    Phòng Tổng hợp liên hệ với tất cả các phòng ban chịu trách nhiệm trong việc quản lí nhân sự, cấp lương, bậc lương. Tổ chức các buổi hoạt động ngoài giờ, thể dục thể thao, văn nghê, công đoàn cho công nhân viên của toàn công ty.

Câu hỏi 5: Bộ phận quản lí tài sản làm ở đâu trong công ty, cấu tạo, chức năng là gì ?

Trả lời:

Bộ phận quản lí tài sản thuộc phòng Tài chính – Kế toán bao gồm các bộ phận nhỏ như là: Bộ phận xuất nhập, bộ phận măt hàng, bộ phận quản lí.

+       Bộ phận xuất nhập: Chịu trách xuất hàng và nhập hàng vào kho.

+       Bộ phận mặt hàng: Chịu trách nhiệm sắp xếp, phân loại, tìm kiếm, quản lí số lượng, chất lượng, giá thành của  mặt hàng. Có khả năng thêm, bớt chỉnh sửa báo cáo theo yêu cầu.

+       Bộ phận quản lí: Chịu trách nhiệm thống kê , báo cáo, kiểm tra lượng xuất nhập, hàng tồn trong kho. Việc báo cáo có thể tiến hành hàng tháng, tháng quý hoặc theo lệnh của Giám đốc hoặc những người có thẩm quyền.

Câu hỏi 6: Hệ thống quản lí tài sản của công ty hiện nay hoạt động bằng phương thức nào ?

Trả lời:

Hệ thống quản lí tài sản của công ty hiện đang phải thực hiện bằng tay. Hiện nay hoạt động của công ty đang phát triển và đang cần nâng cấp hệ thống quản lí tài sản của công ty. Việc tin học hóa hệ thống tài sản của công ty sẽ đáp ứng được yêu cầu phát triển của công ty.

Câu hỏi 7: Hoạt động của bộ phận quản lí tài sản của quản lí tài sản?

Trả lời:

Khi có yêu cầu xuất nhập, thông qua phòng Kế toán tài chính yêu cầu này sẽ được đưa đến bộ phận quản lí tài sản của công ty. Bộ phận này sẽ kiểm tra hàng tồn trong kho xem chủng loại mặt hàng, số lượng có đáp ứng được không. Sau khi kiểm tra xong nếu thấy đáp ứng được sẽ gửi yêu cầu đến bộ phận xuất nhập. Bộ phận xuất nhập sẽ viết phiếu xuất nhập kho đưa đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ căn cứ theo các phiếu này tiến hàng việc xuất nhập theo yêu cầu.

 

Dựa trên những câu hỏi phỏng vấn, và dựa trên đề xuất của công ty cũng nhu cầu thực tế đặt ra của họat động kinh doanh. Nhóm phân tích thiết kế sẽ đi sâu tìm hiểu bộ phận “Quản lí tài sản” của công ty VNGT nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí cũng như đáp ứng tốt nhất tiến độ công việc kinh doanh ngày càng tăng của công ty VNGT.

 

 

3. Cấu trúc của công ty VNGT

3.1. Sơ đồ cấu trúc công ty

3.2. Giải thích chức năng các phòng ban

        Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý và điều hành chung, quyết định những dự án lớn của trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển của trung tâm; chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của trung tâm đối với nhà nước, là chủ tài khoản của trung tâm.                           

        Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn bộ khâu kỹ thuật của trung tâm như là vận hành các dịch vụ của trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng của trung tâm, nghiên cứu và thử nghiệm sản phẩm mới…Khi công ty có hợp dồng phòng Kỹ thuật phối hợp với phòng Kinh doanh tiếp xúc với khách hàng, tư vấn cho khách hàng, tiến hành khảo sát thiết kế mạng khi khách hàng có nhu cầu. Cùng phối hợp với phòng Kinh doanh để định ra giá trị hợp đồng sao cho hợp lí nhất để khách hàng và công ty cùng có lợi nhất.

        Phòng Kinh doanh : Chịu trách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh của trung tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu hút dự án cho trung tâm…

        Phòng Tài chính – kế toán : Phụ trách việc thu chi của trung tâm; quản lý vật tư tài sản, các giao dịch của trung tâm…Trong phòng Tài chính – kế toán có bộ phận quản lí tài sản chỉu trách nhiệm quản lí xuất nhập kho hàng của công ty.

        Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm về nhân sự, hoạt động đoàn thể, phong trảo, đào tạo…

Như yêu cầu của bài toán để ra ban đầu ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về bộ phận tài quản lí tài sản của công ty VNGT để có những cải tiến giảm tăng hiệu quả trong việc quản lí tài sản của công ty VNGT

4. Mối liên hệ giữa các phòng ban với bộ phận quản lí tài sản trong công ty VNGT.

4.1. Sơ lược về hệ thống quản lí tài sản

·        Mục đích chính của hệ thống là quản lí, cung cấp các tài sản của công ty cho các bộ phận khác sử dụng, thu hồi tái quản lí khi các bộ phận khác không có nhu cầu. Thực hiện việc nhập kho và xuất kho thiết bị vật tư khi có các hợp đồng đựơc kí kết. Thực hiện những báo cáo thống kê về tài sản cho của công ty khi Giám đốc hoặc nhũng bộ phận có thẩm quyền yêu cầu.

·        Yêu cầu chung của một hệ thống quản lí tài sản công ty:

ü           Đáp ứng được các yêu cầu chung trong việc quản lí tài sản của toàn công ty.

ü           Có khả năng lập báo cáo, thống kê, tìm kiếm những trang thiết bị, vật tư còn trong kho hoặc đang được sử dụng ở các bộ phận nào.

ü           Đáp ứng nhanh và linh hoạt các yêu cầu của các bộ phận trong công ty để đạt hiệu quả công việc cao. Dễ dàng giám sát, theo dõi tình hình tài sản chung của công ty.

4.2 Hệ thống Quản lí tài sản hiện hành của VNGT

* Khi có đơn đặt hàng của công ty khác hoặc yêu cầu của các bộ phận khác nhau trong công ty

        Sau khi được Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt, phòng Tài chínhkế toán sẽ viết  Phiếu chi” (Mẫu biểu số 1)hoặc là “Phiếu thu”(Mẫu biểu số 2). Phiếu chi để cấp tiền đi mua vật tư, còn phiếu thu là trong trường hợp khách hàng thanh toán hợp đồng. Nếu thiết bị chưa được dùng ngay thì sẽ tiến hành thủ tục nhập kho. Việc nhập kho cần có “Phiếu nhập kho”(Mẫu biểu số 3).

* Khi một bộ phận trong công ty có yêu cầu được sử dụng hoặc có đơn đặt hàng mua vật tư thiết bị của công ty

        Sau khi được Giám đốc phê duyệt, bộ phận Quản lí tài sản sẽ viết “phiếu xuất kho”(Mẫu biểu số 4) để cung cấp cho bộ phận có yêu cầu hoặc cấp cho khách hàng. Song song với phiếu xuất kho, nhập kho là “thẻ kho”(Mẫu biểu số 5).

 *  Khi một bộ phận không còn nhu cầu sử dụng hoặc khi có công ty mua thiết bị vật tư về.

        Khi bộ phận sử dụng hoàn trả lại thiết bị, vật tư cho công ty thì bộ phận quản lí tài sản sẽ viết “phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho này giống như phiếu nhập kho đã trình bảy ở trên (phiếu được dánh số 1). Song song với phiếu nhập kho là thẻ kho.

4.3 Các mẫu biểu chính và bảng giải thích ý nghĩa

5. Kết luận về hệ thống Quản lí tài sản hiện hành của công ty VNGT

          Nhận xét chung:

Là một công ty cung cấp các dịch vụ Viễn thông, các trang thiết bị vật tư máy móc là rất nhiều. Tuy nhiên công việc quản lí tài sản chưa được tin học hoá nên gặp khá nhiều khó khăn. Nhiều công việc làm bằng tay nên rất vất vả. Đôi lúc khá chậm trễ và thiếu linh hoạt. Nếu công việc quản lí tài sản được tin học thì công việc sẽ trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều.

  * Ưu điểm:

    Đơn giản nếu công ty nhỏ, ít cần đến trang thiết bị.

* Nhược điểm:

      Đối với các công ty lớn, những công ty cần nhiều trang thiết bị thì việc quản lí sẽ gặp nhiều khó khăn. Thiếu tính linh hoạt, linh động, không đáp ứng được nhịp độ công việc khẩn trương.

                Khi có ưu cầu thống kê báo cáo thì khối lượng công việc phải thực hiện là rất nhiều, đòi hỏi tính cẩn thẩn và dễ gây ra nhầm lẫn.

                Khi có bộ phận muốn sử dụng thì bộ phận quản lí phải tìm kiếm, thống kê lại xem có còn không. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tiến độ thực hiện.

                Việc quản lí công việc bằng sổ sách gặp nhiều khó khăn. Khi thất lạc thì rất khó khôi phục.

6. Đánh giá tính khả thi của hệ thống Quản lí tài sản của VNGT sử dụng công nghệ tin học.

   Tin hc hoá vic qun lí tài sn ca công ty là công vic cn thiết và đáp ng được yêu cu và xu hướng hin thi ca xã hi. Khi được trin khai nó s được đơn gin hoá công vic, tăng tính tin li, ti hiu ho công vic, tăng tính bo mt (Ch có nhng người có chc năng và thm quyn vi được tham gia vào quá trình qun lí). Vic trin khai, vn hành bo trì, nâng cp là d dàng có tính kh thi cao.

6.1. Khả thi về mặt kỹ thuật

      Hệ thống không yêu cầu cao về mặt kĩ thuật. Là một công ty tin học                                   nên cơ sở hạ tầng của công ty là sẵn có và có hệ sử dụng để triển khai được ngay.

         Hệ thống  yêu cầu:

          +         Một máy tính PC chạy hệ điều hành Windows.

         +          Có cài đặt bộ Mỉcoft Office 2000 hoặc mới hơn

         + Pentium IV

       +  RAM 128MB

       +  Card AGP 64MB  

    + Máy tính nối với mạng Lan để tiện có việc truy cập (điều này là  không bắt buộc.

+ Hệ thống sẽ cung cấp một số user và password để chỉ những người có thẩm quyền thâm nhập vào hệ thống. Ngoài ra còn cấp quyền chỉ cấp có hạn chế (chỉ cho xem) để tăng tính chủ động của các bộ phận có yêu cầu sử dụng.  

6.2. Khả thi về mặt kinh tế

              Như đã nói yêu cầu về phần cứng là không cao nên chi phi bỏ ra là không nhiều, đặc biệt với một công ty cung cấp dịch vụ viễn thông. Chi phi duy nhất là chi phí về phần mềm. Công ty sẽ bỏ một khoản tiền để thuê một đội ngũ phân tích và thiết kế hệ thống mà công ty cần và tiền mua phí bản quyền.

              Có khả năng sao lưu một lượng lớn dữ liệu với chi phí bảo quản thấp, đảm bảo phục vụ cho công việc kinh doanh trong thời gian dài. Tính bảo mật cũng cao.

    Để việc thực hiện hệ thống có hiệu quả, ta sẽ phân tích và xây dựng bảng phân bố thời gian và dự tính chi phí sản phẩm. Bảng này sẽ giúp việc phân tích và thiết kế hệ thống cụ thể hơn và rõ ràng hơn, từ đó sẽ giúp các thành viên trong nhóm tính toán được lịch trình cụ thể của riêng mình trong khi thực hiện dự án cho hợp lý.

Bảng 7:  Bảng chi phí phát sinh trong quá trình phân tích thiết kế

6.3. Khả thi về mặt vận hành

   Công việc quản lí bằng phần mềm cũng đơn giản và nếu có yêu cầu bên B sẽ giúp đỡ đào tào hướng dẫn trong thời gian đầu. Chi phí bỏ ra cho đào tạo và chuyển giao là rất thấp do hệ thống là đơn giản vả rất dễ sử dụng.

   Công việc quản lí có nhiều ưu điểm, tiện lợi dễ vận hành nên người sử dụng sẽ dễ dàng nắm bắt và có hứng thú trong việc sử dụng hệ thống mới này.

   Khi có sự cố việc khắc phục cũng đơn giản. Chỉ cần có một hệ thống phòng bị là có khả năng khôi phục dữ liệu trong thời gian rất ngắn. Hơn nữa khả năng sự cố là rất thấp do hệ thống là đơn giản và được xây dựng một cách tối ưu nhất.

6.4. Khả thi về mặt thời gian

   Do có kinh nghiệm trong việc xây dựng các hệ thống quản lí bẳng công nghệ thông tin nên yêu cầu của hệ thống đặt ra hoàn toàn có thể xây dựng trong thời gian cho phép.

  Khi hệ thống được sử dụng thì công việc của bộ phận quản lí tài sản sẽ giảm đi nhiều, tăng tính hiệu quả, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của công việc kinh doanh.

Hệ thống Quản lí tài sản  

 

Giải thích:

            Hệ thống gồm 3 công việc chính là quản lí mặt hàng, thực hiện việc xuất nhập, quản lí lượng chung về xuất nhập, hàng tồn để thống kê báo cáo cho những hoạt động kinh doanh của công ty.

+   Bộ phận mặt hàng có  công việc chính là: Nhận yêu cầu từ phòng Tài chính kế toán hoặc trực tiếp tử Ban giám đốc thực hiện việc thêm xóa sửa các danh mục mặt hàng mà công ty kinh doanh, cung cấp.

+   Bộ phận xuất nhập: Khi nhận được yêu cầu xuất nhập từ ban quản lí thì bộ phận xuất nhập tiến hành việc xác minh tính hợp lệ và thực hiện việc xuất nhập. Sauk hi thực hiện xuất nhập có viết phiếu xuất nhập kho, thẻ kho và tiến hành sao lưu  để dùng cho việc thống kế báo cáo đối chiếu sau này.

+   Bộ phận quản lí: Có trách nhiệm kiểm tra hàng tồn, lượng xuất nhập để thực hiện thống kê báo cáo.

~ bởi duriangroup on Tháng Sáu 16, 2007.

 
%d bloggers like this: